Saúde e bem-estar

Agendamento e confirmação sem fila

Marcação de consultas direto na agenda e confirmação automática, reduzindo faltas e a carga da recepção.

Cliente: Clínica Vitalis
Ano: 2025
Duração: 2 semanas
Segmento: Saúde e bem-estar

Dor do cliente

O cenário antes da automação.

A Vitalis atende seis especialidades com quatro pessoas na recepção. A agenda era cheia, mas a taxa de falta corroía o faturamento: horário vago em consultório é receita que não volta.

Horário vago é receita perdida

Consultório parado não se recupera depois. Cada falta era um horário que poderia estar ocupado por alguém da fila de espera.

7 minutos por agendamento

Era o tempo médio que a recepção gastava trocando mensagens para marcar uma única consulta, repetido dezenas de vezes por dia.

Confirmação por ligação não escala

Ligar para cada paciente na véspera tomava a equipe inteira e boa parte não atendia. Quem lembrava tarde demais acabava não aparecendo.

A solução

O que implementamos.

Automatizamos o agendamento com integração à agenda de cada profissional. O agente oferece os horários realmente livres, marca na hora e dispara lembretes em 48h e 3h antes, com confirmação de um clique e reagendamento imediato para quem não puder ir.

Integração de agenda

Lembretes automáticos

WhatsApp API

Resultados alcançados

O que mudou na operação.

Menos faltas, agenda mais cheia e a recepção livre para cuidar de quem está na clínica. Os horários liberados por remarcação passaram a ser reofertados automaticamente para a fila de espera.

-41%

faltas em consultas

+120h

poupadas por mês

1 clique

para confirmar

+16%

ocupação da agenda

Como implementamos

Do diagnóstico ao go-live.

Diagnóstico

Levantamos a taxa de falta por especialidade e o tempo médio que a recepção gastava por agendamento: 7 minutos.

Integração

Conectamos o agente à agenda dos seis profissionais, respeitando bloqueios, duração por tipo de consulta e convênios aceitos.

Go-live assistido

Rodada inicial com uma especialidade, validando o fluxo de confirmação e reagendamento antes de abrir para todas.

Otimização

Ativamos a fila de espera automática: horário cancelado é oferecido na hora para o próximo paciente.